Transfert inventaire-projet

OBJECTIF

Le transfert inventaire-projet permet de transférer des items du catalogue, et les coûts associés, de l’inventaire vers un projet ou vice et versa. Comme le système effectue des transferts de coûts d’une activité à une autre, et que ces activités peuvent avoir des comptes de grand livre différents, le transfert des transactions crée une écriture de grand livre.

Si l'interface Transfert inventaire-projet de maestro*MOBILE est utilisée, les transferts saisis dans l'application mobile seront aussi disponible ici (la source d’un transfert et la source de ses modifications, A - maestro* ou M - Mobile, peut être affichée dans la grille des transactions).

La somme des quantités totales et des montants doit être égale à 0.

Pour faire un retour de quantités et de coûts à l’inventaire, il suffit de faire une entrée négative.

Certaines options de maestro* créent des transactions de Transfert inventaire-projet. Ces transactions peuvent être consultées et modifiées, au besoin.

PRÉREQUIS

Sommaire

Effectuer un transfert de l’inventaire vers un projet
- Ajouter un item à partir d'un kit
Calcul de la quantité disponible

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Inventaire > Fonctions > Transfert inventaire-projet

Effectuer un transfert de l’inventaire vers un projet

Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Il est possible d’effectuer une recherche d’item par numéro de réservation en utilisant l’icône Recherche des réservations. Les items sélectionnés peuvent être ajoutés à la transaction. Si une réservation a été effectuée sans numéros de série pour des items à numéros de série, une nouvelle fenêtre s’affiche pour permettre à l’usager de sélectionner les numéros de série de l’item.

Il est possible d’importer des transactions en utilisant l’icône Importation d’un fichier Excel.

Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.

Champ

Description

Date*

Date à laquelle est comptabilisée la transaction de transfert.

NOTE : Cette date doit faire partie d’une période valide et ouverte.

Référence

Référence en lien avec la transaction.

Requérant

Permet d'identifier le requérant sur une transaction de transfert inventaire-projet.

Devise

La devise est identifiée par le système. Cette valeur ne peut être modifiée. Pour toute nouvelle transaction, la devise affichée est celle configurée dans les paramètres de la compagnie courante.

État

Affiche l’état de la transaction si la Gestion des processus est utilisée. Sinon, aucun état n’est affiché.

NOTE : Par défaut, l’état de départ est entré puis lorsque la gestion des processus est complétée, l’état est changé pour confirmé.

No Réquisition

Numéro de la réquisition rattachée au transfert inventaire-projet.

NOTE : Le forage, disponible en double-cliquant sur le numéro de réquisition, permet de consulter les informations de la réquisition du plus général, au plus détaillé.

No ressource

Numéro de la ressource rattachée au transfert inventaire-projet.

Section Valeurs par défaut :

Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire, définis dans les Configurations diverses, section Inventaire. Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction.

Champ

Description

Compagnie

Nom de la compagnie où ira le matériel ou d’où provient le matériel si la transaction est négative (retour de matériel d’un projet vers l’inventaire).

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Projet*

Projet affecté par le transfert.

NOTE : La liste des projets disponibles est affichée en fonction de la Gestion de la sécurité.

En mode multidimensionnel, la liste est aussi filtrée selon la compagnie sélectionnée au champ Compagnie.

Activité*

Activité du projet où est transféré le montant de la ligne.

Groupe*

Groupe de dépenses ou de revenus à affecter.

Bon de travail

Numéro de bon de travail, si le transfert est lié à une transaction de bon de travail et est utilisé pour la Facturation en régie contrôlée.

NOTE : Le numéro de bon de travail peut être inscrit à titre informatif seulement.

Si l’option Bons de travail est installée, il est possible de choisir un bon de travail existant.

Emplacement

Emplacement des items par défaut dans l’inventaire.

Conteneur

Champ texte permettant d’identifier le conteneur.

NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.

Section Ventilation :

L’icône Entrée d’items par code à barres permet à l’usager d’entrer les codes d’inventaires à l’aide d’un lecteur de code à barres. Pour connaître le fonctionnement de cette option, consulter le Comment faire sur l’Entrée d’items par code à barres.

Champ

Description

Compagnie

Nom de la compagnie où ira le matériel ou d’où provient le matériel si la transaction est négative (retour de matériel d’un projet vers l’inventaire).

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

No projet*

Projet affecté par le transfert.

NOTE : La liste des projets disponibles est affichée en fonction de la Gestion de la sécurité.

En mode multidimensionnel, la liste est aussi filtrée selon la compagnie sélectionnée au champ Compagnie.

Activité*

Activité du projet où est transféré le montant de la ligne.

Groupe*

Groupe de dépenses ou de revenus à affecter.

Code d’inventaire

Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.

Si l'item est un kit, consulter la section Ajouter un item à partir d'un kit.

NOTE : Seuls les items de type 1-Général, 3-Inventaire, 5-Général sans validation et 6-Produit assemblé sont disponibles.

Description

Description de l’item.

Unité

Unité de conversion.

NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.

La flèche permet de sélectionner l’item en inventaire et le système affiche les valeurs correspondantes par défaut.

Emplacement

Emplacement de l’item en inventaire.

Localisation

Localisation réelle de l’item en inventaire.

NOTE : Pour connaître la provenance de la localisation, consulter l’aide sur la Lecture des localisations des items de l’inventaire.

Caractéristique

Caractéristique de l’item.

Identification

Identification de l’item.

No réservation

Numéro de réservation.

NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l’usager.

Conteneur

Champ texte permettant d’identifier le conteneur.

NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.

Caisse

Champ texte permettant d’identifier la caisse.

NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.

Boîte

Champ texte permettant d’identifier la boîte.

NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.

Quantité disponible

Quantité disponible en stock.

NOTE : Pour connaître la façon dont les quantités disponibles sont calculées, consulter l’annexe.

Quantité

Quantité à transférer.

NOTE : Une quantité négative permet d’inverser la transaction; du projet vers l’inventaire.

Unité inv.

Unité d’inventaire associé à l’item dans la Gestion du catalogue.

Prix unitaire

Coût de l’item.

NOTE : Par défaut, le système inscrit le PU selon la configuration définie dans les Configurations diverses au champ Sélection du PU ajust. et transf. inventaire. Ce prix peut être modifié manuellement.

P.U. Fournisseur

Prix unitaire converti selon le facteur de conversion du fournisseur dans la Gestion du catalogue.

Montant*

Montant à transférer.

NOTE : Si une quantité et un prix unitaire sont entrés, le système effectue le calcul automatiquement.

Taxe 1

Code de taxes à appliquer.

Taxe 2

Code de taxes à appliquer.

No réquisition

Numéro de la réquisition qui est liée au transfert.

No ligne réquisition

Numéro de la ligne de la réquisition qui est liée au transfert.

Devise

Affiche la devise associée à la compagnie.

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Quantité de production

Quantité de production réalisée par l’item.

NOTE : Disponible seulement si la Gestion des heures de forage est installée.

Employé responsable

Employé responsable de la production indiquée au champ précédent.

NOTE : Disponible seulement si la Gestion des heures de forage est installée.

Champ	Description
Date*	Date à laquelle est comptabilisée la transaction de transfert. NOTE : Cette date doit faire partie d’une période valide et ouverte.
Référence	Référence en lien avec la transaction.
Requérant	Permet d'identifier le requérant sur une transaction de transfert inventaire-projet.
Devise	La devise est identifiée par le système. Cette valeur ne peut être modifiée. Pour toute nouvelle transaction, la devise affichée est celle configurée dans les paramètres de la compagnie courante.
État	Affiche l’état de la transaction si la Gestion des processus est utilisée. Sinon, aucun état n’est affiché. NOTE : Par défaut, l’état de départ est entré puis lorsque la gestion des processus est complétée, l’état est changé pour confirmé.
No Réquisition	Numéro de la réquisition rattachée au transfert inventaire-projet. NOTE : Le forage, disponible en double-cliquant sur le numéro de réquisition, permet de consulter les informations de la réquisition du plus général, au plus détaillé.
No ressource	Numéro de la ressource rattachée au transfert inventaire-projet.

Champ	Description
Compagnie	Nom de la compagnie où ira le matériel ou d’où provient le matériel si la transaction est négative (retour de matériel d’un projet vers l’inventaire). NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Projet*	Projet affecté par le transfert. NOTE : La liste des projets disponibles est affichée en fonction de la Gestion de la sécurité. En mode multidimensionnel, la liste est aussi filtrée selon la compagnie sélectionnée au champ Compagnie.
Activité*	Activité du projet où est transféré le montant de la ligne.
Groupe*	Groupe de dépenses ou de revenus à affecter.
Bon de travail	Numéro de bon de travail, si le transfert est lié à une transaction de bon de travail et est utilisé pour la Facturation en régie contrôlée. NOTE : Le numéro de bon de travail peut être inscrit à titre informatif seulement. Si l’option Bons de travail est installée, il est possible de choisir un bon de travail existant.
Emplacement	Emplacement des items par défaut dans l’inventaire.
Conteneur	Champ texte permettant d’identifier le conteneur. NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.

Champ	Description
Compagnie	Nom de la compagnie où ira le matériel ou d’où provient le matériel si la transaction est négative (retour de matériel d’un projet vers l’inventaire). NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
No projet*	Projet affecté par le transfert. NOTE : La liste des projets disponibles est affichée en fonction de la Gestion de la sécurité. En mode multidimensionnel, la liste est aussi filtrée selon la compagnie sélectionnée au champ Compagnie.
Activité*	Activité du projet où est transféré le montant de la ligne.
Groupe*	Groupe de dépenses ou de revenus à affecter.
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. Si l'item est un kit, consulter la section Ajouter un item à partir d'un kit. NOTE : Seuls les items de type 1-Général, 3-Inventaire, 5-Général sans validation et 6-Produit assemblé sont disponibles.
Description	Description de l’item.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue. La flèche permet de sélectionner l’item en inventaire et le système affiche les valeurs correspondantes par défaut.
Emplacement	Emplacement de l’item en inventaire.
Localisation	Localisation réelle de l’item en inventaire. NOTE : Pour connaître la provenance de la localisation, consulter l’aide sur la Lecture des localisations des items de l’inventaire.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item.
No réservation	Numéro de réservation. NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l’usager.
Conteneur	Champ texte permettant d’identifier le conteneur. NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.
Caisse	Champ texte permettant d’identifier la caisse. NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.
Boîte	Champ texte permettant d’identifier la boîte. NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.
Quantité disponible	Quantité disponible en stock. NOTE : Pour connaître la façon dont les quantités disponibles sont calculées, consulter l’annexe.
Quantité	Quantité à transférer. NOTE : Une quantité négative permet d’inverser la transaction; du projet vers l’inventaire.
Unité inv.	Unité d’inventaire associé à l’item dans la Gestion du catalogue.
Prix unitaire	Coût de l’item. NOTE : Par défaut, le système inscrit le PU selon la configuration définie dans les Configurations diverses au champ Sélection du PU ajust. et transf. inventaire. Ce prix peut être modifié manuellement.
P.U. Fournisseur	Prix unitaire converti selon le facteur de conversion du fournisseur dans la Gestion du catalogue.
Montant*	Montant à transférer. NOTE : Si une quantité et un prix unitaire sont entrés, le système effectue le calcul automatiquement.
Taxe 1	Code de taxes à appliquer.
Taxe 2	Code de taxes à appliquer.
No réquisition	Numéro de la réquisition qui est liée au transfert.
No ligne réquisition	Numéro de la ligne de la réquisition qui est liée au transfert.
Devise	Affiche la devise associée à la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Quantité de production	Quantité de production réalisée par l’item. NOTE : Disponible seulement si la Gestion des heures de forage est installée.
Employé responsable	Employé responsable de la production indiquée au champ précédent. NOTE : Disponible seulement si la Gestion des heures de forage est installée.

Cliquer sur Enregistrer.
Cliquer sur Transférer.

Il est possible de transférer plusieurs transactions à la fois en utilisant l’icône Transfert des transactions du menu principal.

Il est aussi d’imprimer un bon de transfert en utilisant l’icône Imprimer.

Ajouter un item à partir d'un kit

Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue.

Dans la grille Ventilation, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.

La fenêtre Sélection des composantes s'affiche.
Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire au transfert.
Cocher ensuite les items du kit à inclure au transfert.
Cliquer sur Sélectionner.
Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront au transfert.
Enregistrer le transfert.

Calcul de la quantité disponible

La quantité disponible est calculée en fonction des configurations suivantes :

Validation des quantités;
Validation des unités;
Validation des caractéristiques.

Ces configurations sont disponibles à partir de l’option Configurations diverses du module Achat et approvisionnement (section Inventaire).

Configuration sélectionnée	Lecture des quantités
Dans le cas où la validation des quantités est à l’un des choix suivants : 0- Ne pas valider; 1- Selon les quantités disponibles en stock; 2- Selon les quantités disponibles par emplacement.	La quantité affichée sera en fonction : Du préfixe de la compagnie ET De l’emplacement spécifié.
Dans le cas où la validation des quantités est à : 3- Selon les quantités disponibles par emplacement/localisation.	La quantité affichée sera en fonction : Du préfixe de la compagnie; De l’emplacement spécifié; De la localisation spécifiée.

Configuration sélectionnée

Lecture des quantités

Dans le cas où la validation des quantités est à l’un des choix suivants :

0- Ne pas valider;
1- Selon les quantités disponibles en stock;
2- Selon les quantités disponibles par emplacement.

La quantité affichée sera en fonction :

Du préfixe de la compagnie ET
De l’emplacement spécifié.

Dans le cas où la validation des quantités est à :

3- Selon les quantités disponibles par emplacement/localisation.

La quantité affichée sera en fonction :

Du préfixe de la compagnie;
De l’emplacement spécifié;
De la localisation spécifiée.

Si la validation des unités ou la validation des caractéristiques est cochée, le système utilise également l’unité ou la caractéristique entré dans la transaction, en plus des éléments indiqués ci-dessus, pour calculer la quantité disponible.

Si l’emplacement n’est pas spécifié, le système affiche la quantité totale pour le préfixe de compagnie.

Voir aussi

Facturation en régie contrôlée
Gestion de la sécurité
Comment faire Lecture des localisations des items de l’inventaire
Comment faire Entrée d'items par code à barres

Dernière modification : 20 septembre 2024